Präferenzabwicklung: Röchling Automotive schließt mit AVENIO Lücken im SAP-Standard

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Präferenzabwicklung: Röchling Automotive schließt mit AVENIO Lücken im SAP-Standard

Foto (Header & Beitrag): © Röchling Automotive

Lieferantenerklärungen einholen – Präferenzkalkulation durchführen – Lieferantenerklärungen ausgeben: Die Prozesse im Rahmen der Präferenzabwicklung führt Röchling Automotive mit AVENIO-Lösungen durch. Die SAP-basierten Add-ons integrieren sich nahtlos in die vorhandene SAP-Software und decken auch spezifische Anforderungen des Automobilzulieferers ab, etwa in Bezug auf die aktuelle Präferenzsituation von Ersatzteilen.

Fahrwiderstand reduzieren, Antriebsperipherie optimieren, Gewicht einsparen – diese Maßnahmen tragen dazu bei, den CO₂-Ausstoß eines Autos zu senken und seine Reichweite zu erhöhen. Die Entwicklung und Produktion der entsprechenden Komponenten und Lösungen ist das Kerngeschäft der Röchling Automotive SE & Co. KG aus Worms. Und damit die Fahrzeuge in Zukunft umweltschonend produziert werden, stellt das Unternehmen auch nachhaltige Werkstoffe wie den Biokunststoff Röchling-BioBoom her, der aus mindestens 90 Prozent erneuerbaren Rohstoffen besteht.

Mit seinen innovativen und hochwertigen Produkten beliefert das Unternehmen, das zur Röchling-Gruppe gehört, nahezu alle Automobilhersteller. Die mehr als 11.000 Beschäftigten an 90 Standorten in Europa, Asien, Nord- und Südamerika erzielten 2022 einen Umsatz von knapp 2,2 Milliarden Euro. Um die Transformation in der Branche zu meistern und seine Stellung im Markt zu festigen und auszubauen, treibt der Automobilzulieferer die Digitalisierung und Vernetzung seiner Abteilungen und Bereiche sowie die Zentralisierung und Automatisierung der internen Prozesse mithilfe des Strukturprogramms „Driving Future“ voran.

Präferenzabwicklung ist geschäftskritisch
„Im Bereich Zoll und Außenhandel und hier vor allem bei der Präferenzabwicklung, vom Einholen der Lieferantenerklärungen über das Durchführen der Präferenzkalkulation bis zur Ausgabe von Lieferantenerklärungen, haben wir die Anforderungen aus diesem Programm proaktiv umgesetzt. Eine rechtskonforme und revisionssichere Präferenzabwicklung ist durchaus geschäftskritisch“, sagt Roland Weinkauf, Zollbeauftragter und Exportkontrollverantwortlicher Compliance bei Röchling Automotive.

Um die Kunden in Ländern außerhalb der EU, mit denen es Präferenzabkommen gibt, zollermäßigt oder zollfrei zu beliefern, muss das Unternehmen den präferenziellen Ursprung seiner Produkte und Systeme nachweisen. Wenn dazu schon in der Angebotsphase verlässliche Aussagen gemacht werden können, ist das ein Wettbewerbsvorteil, da der Produktpreis niedriger kalkuliert werden kann. Zudem fallen für den Kunden bei der Auslieferung keine unerwarteten Zollgebühren an. Eine umständliche Rückforderung erübrigt sich dann, was für Röchling Automotive eine nicht unerhebliche Kostenersparnis bedeutet.

Prozesse zentralisieren, passende Lösung finden
Zu diesem Zweck fasste Röchling zunächst die dezentral an den elf Standorten in Europa durchgeführten Prozesse im Rahmen der Präferenzabwicklung zentral in der Zollabteilung in Peine zusammen. Diese Maßnahme entlastet die Beschäftigten in den anderen Niederlassungen und verschafft ihnen mehr Raum für ihre Kernaufgaben. Und auch die Zollexperten in Peine profitieren, da sich zeitraubende Abstimmungen mit den weiteren Standorten erübrigen.

„Außerdem benötigten wir eine zukunftssichere IT-Lösung für die Präferenzabwicklung, da die Foreign-Trade-Komponenten in SAP ERP nicht mehr weiterentwickelt wurden und das ‚neue‘ SAP GTS für unsere Zwecke überdimensioniert ist“, erläutert Markus Mann, Specialist SAP Business Application SD/HR Global bei Röchling Automotive. Ein externer Experte machte auf die AVENIO-Lösung für die Präferenzabwicklung von WSW Software aufmerksam und damit war die passende Software gefunden.

Die SAP-basierten Add-ons fügen sich nahtlos in die SAP-Software ein, erweitern sie modifikationsfrei und ermöglichen eine durchgängige und transparente Präferenzabwicklung mit einheitlichen Daten direkt in SAP – Stichwort „Single Source of Truth“. Es wird von WSW Software kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt und ist investitionssicher, da es mit zusätzlichen, technisch notwendigen Ergänzungen auch reibungslos mit SAP S/4HANA zusammenspielt. Die Implementierung ging dank des Prozess- und Beratungs-Know-hows der WSW-Experten sowie der partnerschaftlichen, von Ehrlichkeit geprägten Zusammenarbeit zügig und reibungslos vonstatten.

Klare Sicht auf Lieferantenerklärungen
Seit der Inbetriebnahme der AVENIO-Lösung haben sich die Prozesse beim Einholen und bei der Ausgabe von Lieferantenerklärungen für Bauteile und Materialien – 25.000 sind es bisher allein in diesem Jahr – deutlich vereinfacht. Sämtliche Arbeitsschritte sind dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar, sodass die Rechtskonformität sowohl gegenüber dem Zoll als auch dem Kunden gewährleistet ist.

Anforderung, Rückmeldung, Widerruf und Neuausstellung von Lieferantenerklärungen führen die Anwender in einem AVENIO-Monitor durch, der eine klare Sicht auf alle Dokumente und ihren aktuellen Status ermöglicht. Der Mitarbeiter weiß also stets, von welchen Lieferanten eine Erklärung einzuholen ist und ob die Anforderung bereits abgeschickt oder bestätigt wurde und wie lange sie noch gültig ist, um rechtzeitig eine neue anfordern zu können.

Nach erfolgter Präferenzkalkulation stehen alle Informationen, die zur Erstellung der eigenen Lieferantenerklärung für die Röchling-Kunden erforderlich sind, im SAP zur Verfügung und werden als PDF- oder Excel-Datei per Mail übermittelt oder ausgedruckt und verschickt. Ausgabe, Übermittlung, Überwachung, Aktualisierung und, falls nötig, der Widerruf kundenseitiger Lieferantenerklärungen erfolgen gesondert in dem weiteren AVENIO-Ausgabemonitor.

Neue Präferenzabkommen schnell umsetzen
Die AVENIO-Lösung kann alle gängigen Präferenzregelungen abdecken und ermittelt die Präferenzberechtigung für jedes verkaufsfähige Material im Einklang mit den Bestimmungen des jeweiligen Abkommens. Anders als im SAP-Standard ist die Präferenzkalkulation mit AVENIO auch über mehrere Werke beziehungsweise Buchungskreise hinweg möglich. Für ein Unternehmen wie Röchling Automotive, das die Bestandteile eines Produkts oft an mehreren Standorten fertigt, es aber nur von einem Werk aus verkauft, ist das ein großes Plus.

Neue Präferenzabkommen werden von WSW Software zeitnah in Form von Updates zur Verfügung gestellt. Das Update für das Freihandelsabkommen zwischen der EU und Großbritannien (Trade and Cooperation Agreement, TCA), das seit Januar 2021 vorläufig angewendet wurde und seit Mai 2021 in Kraft ist, war bereits nach rund zwei Monaten umgesetzt. Ähnliches galt auch für die EU-Abkommen mit Japan und Vietnam. Das und die Möglichkeit, auch Abkommen außereuropäischer Wirtschaftsräume wie das neue United States-Mexico-Canada Agree‎ment (USMCA) abzubilden, sind weitere Vorzüge dieses Add-ons.

Präferenzsituation von Ersatzteilen kennen
Darüber hinaus deckt die AVENIO-Lösung auch branchenspezifische Anforderungen ab wie Angaben zur aktuellen Präferenzsituation von Ersatzteilen oder die Erfassung von Änderungen an einem Bauteil im Verlauf einer Serienproduktion, die sich auf die Präferenzkalkulation auswirken. Ersatzteile für seine Produkte und Systeme muss Röchling Automotive noch mindestens zehn Jahre nach Ende der Serienfertigung liefern können. Da sich im Lauf dieser Zeit erfahrungsgemäß aber die Parameter für die Präferenzkalkulation ändern – neue Einkaufspreise für Vormaterial, Verlagerung der Ersatzteilproduktion in ein anderes Land, Lieferantenwechsel –, wird häufig eine Neuberechnung erforderlich.

Da das Add-on die Möglichkeit enthält, die für eine Präferenzkalkulation relevanten Änderungsstände eines Bauteils zu verwalten, lässt sich bei einer Zollprüfung auch die Kalkulation für nicht mehr gültige Änderungsstände nachweisen. Die entsprechenden Funktionen für diese Anforderungen haben Röchling Automotive und WSW Software in enger Zusammenarbeit entwickelt. Und mit einer speziellen AVENIO-Funktion, die für jedes Bauteil den Anteil der Wertschöpfung in den USA oder in Kanada berechnet, ist es auch möglich, Kunden in den USA den Warenursprung gemäß dem American Automobile Labeling Act (AALA) nachzuweisen.
Roland Weinkauf zieht ein positives Fazit: „Mit AVENIO führen wir die Prozesse bei der Präferenzabwicklung reibungslos und effizient direkt in SAP durch. Mit WSW Software haben wir einen IT-Partner gefunden, mit dem wir vertrauensvoll zusammenarbeiten und der auf Anfragen zeitnah reagiert sowie neue Anforderungen zügig umsetzt.“

Roland Weinkauf zieht ein positives Fazit: „Mit AVENIO führen wir die Prozesse bei der Präferenzabwicklung reibungslos und effizient direkt in SAP durch. Mit WSW Software haben wir einen IT-Partner gefunden, mit dem wir vertrauensvoll zusammenarbeiten und der auf Anfragen zeitnah reagiert sowie neue Anforderungen zügig umsetzt.“

Die Röchling-Gruppe beliefert nahezu alle Automobilhersteller. Die mehr als 11.000 Beschäftigten an 90 Standorten erzielten 2022 einen Umsatz von knapp 2,2 Milliarden Euro.
(Bildquelle: Röchling Automotive)

Ein Blick in die Produktion von Radhausschalen am Standort Worms.
(Bildquelle: Röchling Automotive)