Einführung verpflichtender elektronischer Rechnungstellung

INHALTE DES BEITRAGS

Aktuelle Regelungen zur elektronischen Rechnung
1. Stufe: Neue Definition der elektronischen Rechnung
2. Stufe: Elektronische Rechnung als Grundlage für eine digitale Meldepflicht
Einführung digitaler Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze
Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung in Deutschland
Umsetzung im Unternehmen

Das aktuelle Mehrwertsteuersystem der EU hat sich als ungeeignet erwiesen für eine effektive Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs. Die EU-Kommission sieht die Lösung zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs beim innergemeinschaftlichen Handel in der Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems, welches den Mitgliedstaaten Informationen in Quasi-Echtzeit zur Verfügung stellt. Nach den ursprünglichen Vorschlägen der EU-Kommission sollte diese neue digitale Meldepflicht für innergemeinschaftliche Umsätze zum 01.01.2028 eingeführt werden. Voraussichtlicht verschiebt sich die Einführung zum 01.01.2030 oder 01.01.2032. Als Grundlage für solche digitalen Meldepflichten möchte die EU-Kommission die verpflichtende elektronische Rechnungstellung etablieren. Die dafür erforderlichen Änderungen bei der Rechnungstellung sollen im Wesentlichen durch zwei Stufen (Stufe 1 und 2) herbeigeführt werden.

 

Aktuelle Regelungen zur elektronischen Rechnung

Nach aktueller Rechtslage umfasst der Begriff „elektronische Rechnung“ solche Abrechnungsdokumente, welche die Rechnungspflichtangaben enthält (gemäß der MwStSystRL bzw. des deutschen UStG) und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Ferner muss der Rechnungsempfänger der Verwendung der elektronischen Rechnung zustimmen.

1. Stufe: Neue Definition der elektronischen Rechnung

Der Begriff der elektronischen Rechnung soll enger gefasst werden. So soll ein Abrechnungsdokument zukünftig nur noch dann eine „elektronische Rechnung“ sein, wenn es die Rechnungspflichtangaben enthält und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Während nach aktueller Rechtslage z. B. ein per E‑Mail unstrukturiertes PDF-Dokument etc. als elektronische Rechnung gilt, wäre dies nach der Neufassung nicht mehr der Fall. Des Weiteren soll der Zustimmungsvorbehalt des Rechnungsempfängers zur Verwendung einer elektronischen Rechnung aufgehoben werden. Diese Änderungen sollten ursprünglich zum 01.01.2024 eingeführt werden und werden nun vermutlich zum 01.01.2025 oder 01.01.2026 umgesetzt.

 

2. Stufe: Elektronische Rechnung als Grundlage für eine digitale Meldepflicht

Die Änderungen bei der Rechnungstellung im Rahmen der 2. Stufe bilden die Grundlage für die neuen digitalen Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze, welche die bisherige ZM ersetzen sollen. Diese Änderungen betreffen:

– die Erhebung der elektronischen Rechnungstellung zum gesetzlichen Standardfall für grenzüberschreitende Umsätze
– die Einführung einer Zwei-Tages-Frist für die Rechnungstellung
– die Abschaffung der Sammelrechnung
– die Einführung neuer Rechnungspflichtangaben und
– das Format der elektronischen Rechnung

Diese Änderungen sollten ursprünglich zum 01.01.2028 eingeführt werden, verschieben sich nun aber wohl auf den 01.01.2030 oder 01.01.2032.

Elektronische Rechnungstellung als gesetzlicher Standardfall für grenzüberschreitende Umsätze
Nach der aktuellen Rechtslage und auch nach der ursprünglich vorgeschlagenen Änderung zum 01.01.2024 erkennen die Mitgliedstaaten als Rechnung alle auf Papier oder elektronisch vorliegenden Dokumenten oder Mitteilungen an. Nach der geplanten Neuregelung wird die elektronische Rechnungstellung zum gesetzlichen Standardfall erhoben. Danach sollen Rechnungen (grundsätzlich) nur noch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden müssen. Elektronische Rechnungen sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtend für (1) innergemeinschaftliche Lieferungen und gleichgestellte Verbringungen und (2) grundsätzlich Lieferungen oder Dienstleistungen, bei denen der Erwerber bzw. Dienstleistungsempfänger die Steuer schuldet. Weiterhin soll die Ausstellung elektronischer Rechnungen durch Unternehmer und ihre Übermittlung keiner vorherigen Genehmigung oder Überprüfung durch die Steuerbehörden unterliegen.

Einführung einer Zwei-Tages-Frist für die Rechnungstellung
Nach der gegenwärtigen Rechtslage hat ein Unternehmer, der eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine innergemeinschaftliche Dienstleistung an einen anderen Unternehmer ausführt, welche unter die B2B-Grundregel fällt, je nach Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes 15 bis 45 Tage Zeit, die Rechnung auszustellen. Nach der ursprünglich geplanten Neuregelung sollte eine Frist von zwei Tagen nach Eintreten des Steuertatbestands für die Ausstellung der Rechnung in diesen Fällen eingeführt werden. Zurzeit deutet sich an, dass diese Frist auf 8 bis 10 Tage verlängert wird.

Abschaffung der Sammelrechnung
Die aktuell noch bestehende Möglichkeit, Sammelrechnungen auszustellen, steht im Widerspruch zum Ziel des neuen digitalen Meldesystems, Informationen über Umsätze nahezu in Echtzeit an die Steuerverwaltungen zu übermitteln. Es ist deshalb geplant, die Sammelrechnung abzuschaffen. Diesbezüglich besteht allerdings noch Uneinigkeit, sodass die Sammelrechnung auch bestehen bleiben könnte.

Einführung neuer Rechnungspflichtangaben
Die EU-Kommission möchte neue Rechnungspflichtangaben einführen, die nach ihrer Ansicht erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Rechnungen zukünftig alle erforderlichen Informationen enthalten, welche für die digitalen Meldepflichten gegenüber den Steuerverwaltungen erforderlich sind. Zu den neuen Pflichtangaben gehören:
– die IBAN-Nummer bzw. Bankkonto des Lieferers bzw. Dienstleistungserbringers, auf das die Zahlung zur Begleichung der Rechnung gutgeschrieben wird
– Fälligkeitsdatum der Zahlung
– im Falle einer Rechnungsberichtigung die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung

Auch hinsichtlich dieser neuen Rechnungspflichtangaben ist allerdings zzt. wieder unklar, ob diese wirklich umgesetzt werden.

Format der elektronischen Rechnung
Nach den Vorschlägen der EU-Kommission sollen die Mitgliedstaaten an kein bestimmtes Format gebunden sein, sie müssen aber zumindest digitale Rechnungen zulassen, die dem europäischen Rechnungsstandard für elektronische Rechnungen und der Liste zulässiger Syntaxen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Die EU hat mit der vorgenannten Richtlinie betreffend die elektronische Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen wesentliche Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung erlassen. Die EU-Kommission hat die zuständige Normungsorganisation, das europäische Komitee für Normung (CEN), im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU beauftragt, eine europäische Norm für die elektronische Rechnungstellung zu erarbeiten. Die erarbeitete Norm EN-16931 umfasst entsprechend dem Normungsauftrag ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen; d. h., die Europäische Norm (EN) 16931 definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in der EU.

 

Einführung digitaler Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze

Als Maßnahme zur effektiven Betrugsbekämpfung sollte ursprünglich gleichzeitig mit Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung zum 01.01.2028 eine transaktionsbasierte digitale Meldepflicht in nahezu Echtzeit für innergemeinschaftliche Umsätze eingeführt werden. Diese sollte die bisherige Zusammenfassende Meldung ersetzen. Dadurch sollen qualitativ hochwertige Umsatzinformationen schneller erfasst werden, die in die Risikoanalyse-Systeme der Mitgliedstaaten einfließen und zur Bekämpfung im innergemeinschaftlichen Handel beitragen sollen. Die neuen digitalen Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze sollen für dieselben Umsätze gelten, die bisher Gegenstand der Zusammenfassenden Meldung waren (mit Ausnahme der Konsignationslagerregelung, die abgeschafft werden soll). Darüber hinaus soll jede erbrachte Dienstleistung, die in einem anderen Mitgliedstaat als dem Ansässigkeitsstaat des Dienstleistungserbringers steuerpflichtig ist, ebenfalls den digitalen Meldepflichten unterliegen. Diese Änderungen sollten ursprünglich zum 01.01.2028 eingeführt werden, verschieben sich nun aber wohl auf den 01.01.2030 oder 01.01.2032.

Zwei-Tage-Meldefrist
Die meldepflichtigen Daten sind nach den (noch umstrittenen) Plänen der EU-Kommission für jeden einzelnen innergemeinschaftlichen Umsatz, der von der neuen digitalen Meldepflicht erfasst wird, spätestens zwei Werktage nach Ausstellung der Rechnung zu übermitteln oder – falls der Unternehmer seiner Pflicht zur Rechnungsausstellung nicht nachkommt – zwei Tage nach dem vorgesehenen Ausstellungsdatum der Rechnung.

Format der digitalen Meldung
Die Daten müssen elektronisch an den Mitgliedstaat übermittelt werden, in dem der Unternehmer ansässig oder für Mehrwertsteuerzwecke erfasst ist. Die Mitgliedstaaten erlauben die Übermittlung von Daten elektronischer Rechnungen, die der europäischen Norm für elektronische Rechnungstellung und der Liste von Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates entsprechen, also im Format EN 16931. Die Mitgliedstaaten können auch die Übermittlung von Daten elektronischer Rechnungen unter Verwendung anderer Datenformate zulassen, sofern diese die Interoperabilität mit der europäischen Norm für elektronische Rechnungstellung gewährleisten.

Zu meldende Informationen
Die folgenden Informationen sind zu übermitteln:
– Ausstellungsdatum
– Rechnungsnummer
– Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Steuerpflichtigen und des Leistungsempfängers
– Leistungsbeschreibung
– Steuerbemessungsgrundlage
– Preis je Einheit ohne Mehrwertsteuer
– Preisminderung oder Rückerstattung
– Mehrwertsteuersatz
– Mehrwertsteuerbetrag
– im Falle der Rechnungserstellung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“, ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
– im Falle der Verlagerung der Steuerschuldnerschaft die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
– Bankverbindung
– Fälligkeitsdatum und
– im Falle einer Rechnungsberichtigung die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung

 

Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung in Deutschland

Der deutsche Gesetzgeber möchte für bestimmte innerdeutsche Umsätze ebenfalls ein transaktionsbasiertes Meldesystem einführen und plant daher zunächst die schrittweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung für inländische steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmern ab dem 01.01.2025. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen bei der EU-Kommission einen Antrag auf Genehmigung zur Einführung der elektronischen Rechnung als abweichende Sondermaßnahme gestellt, der am 25.07.2023 vom Rat der Europäischen Union gebilligt wurde. Der aktuelle Gesetzesvorschlag sieht vor, dass die elektronische Rechnung stufenweise ab 01.01.2025 – zunächst mit Übergangsregelungen – bis zum 01.01.2028 eingeführt werden soll. Der Bundesrat hat dem Gesetz in seiner Sitzung am 22.03.2024 zugestimmt, sodass ab dem 01.01. 2025 die Annahmepflicht einer elektronischen Rechnung im neuen Format für alle Unternehmer in Deutschland für die betroffenen Umsätze gilt.

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung erfasste Umsätze
Die verpflichtende elektronische Rechnungstellung gilt ab dem 01.01.2025 für folgende Umsätze:
– Warenlieferungen und Dienstleistungen
– zwischen im Inland (und Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässigen Unternehmern.
– welche im Inland umsatzsteuerpflichtig sind, und
– für bestimmte umsatzsteuerfreie Vorgänge (§ 4 Nr. 1–7 UStG).

Geplante Änderungen bei der Rechnungstellung
In Anlehnung an Vorschläge der EU-Kommission für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ist in Deutschland für die oben genannten B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025 die elektronische Rechnung der Standard. Zukünftig muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Der deutsche Gesetzgeber stellt hinsichtlich des zu verwendenden Formats auf die europäische Norm für die elektronische Rechnungstellung und die Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ab, also auf das von der europäischen Normungsorganisation CEN entwickelte Format EN 16931. Nach Auffassung der deutschen Finanzverwaltung erfüllen Rechnungen nach dem XStandard-Format und dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 diese neuen Anforderungen. Damit die Praxis andere, bisher genutzte Verfahren (insbesondere EDI-Verfahren wie z. B. UN/EDIFACT) weiter einsetzen kann, sieht der deutsche Gesetzesentwurf vor, dass das strukturierte elektronische Format zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden kann. Alle anderen Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, sollen unter dem Begriff der „sonstigen Rechnung“ zusammengefasst werden. Ausnahmen von der elektronischen Rechnungstellung sollen für Kleinbetragsrechnungen und für Fahrausweise gelten.

Zeitplan
Da die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung eine große Herausforderung für die Unternehmen darstellt, ist eine zeitlich gestaffelte Übergangsregelung vorgesehen:
– 2025: Für 2025 ausgeführte Umsätze kann eine Rechnung bis zum 31.12.2025 auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht der neuen elektronischen Rechnung (EN 16931) entspricht, übermittelt werden.
– 2026: Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze kann eine Rechnung bis zum 31.12.2026 auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht der neuen elektronischen Rechnung (EN 16931) Über die Autoren
entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
– 2027: Für 2026 und 2027 ausgeführte Umsätze kann eine Rechnung bis zum 31.12.2027 vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht der neuen elektronischen Rechnung (EN 16931) entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.
– 2028: Für alle nach dem 31.12.2027 ausgeführten Umsätze müssen verpflichtende elektronische Rechnungen im Format EN 16931 ausgestellt werden (soweit der Umsatz von der Regelung betroffen ist).

Hinsichtlich der vorgenannten Übergangsregelungen ist zu beachten, dass diese nur für die Ausstellung der elektronischen Rechnung gelten und nicht für den Empfang. Das heißt, ein Rechnungsempfänger muss grundsätzlich für alle ab dem 01.01.2025 ausgeführten Umsätze in der Lage sein, Rechnungen im neuen Format EN 16931 empfangen zu können.

 

Umsetzung im Unternehmen

Die absehbare Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems in nahezu Echtzeit auf Basis einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung in einem speziellen Format sowohl für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU als auch für bestimmte Umsätze innerhalb Deutschland erfordert eine tiefgreifende Neuausgestaltung des umsatzsteuerrechtlichen Meldewesens sowie sämtlicher mit der Rechnungstellung (eingangs- und ausgangsseitig) verbundenen Prozesse. Es empfiehlt sich, frühzeitig die relevanten Personen im Unternehmen zu identifizieren und einzubeziehen, um notwendige Anpassungen innerhalb der Organisation zu veranlassen.