Geschafft!

INHALTE DES BEITRAGS

Ein beispielhafter Exkurs
Aktives Monitoring
Passives Monitoring
Praxistipps zum Aufbau eines AEO-Managementsystems
Was ist denn nun unverzüglich zu berichten und wann reicht das (empfohlene) jährliche Monitoring aus?

Doch Stopp, da war doch noch etwas! An Vokabeln wie „Monitoring“ oder „selbstständige, unaufgeforderte Unterrichtungspflicht“ mag man in dieser Situation gar nicht denken – im Moment ist ja alles bestens. Doch gerade nach einer erteilten Bewilligung ist es ratsam, die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Die AEO-Bewilligung ist in allen EU-Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Verantwortung für die Risiko- und Gefährdungsanalyse, die implementierten Verfahren und eingesetzten Maßnahmen sowie deren Kontrolle liegt beim AEO, namentlich beim Antragsteller.

In der Verantwortung der Führungsebene liegen auch die regelmäßige Bewertung und Dokumentation des eingesetzten Kontrollsystems in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen.

Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen zum AEO – Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter – ergeben sich aus

• 38 und 39 des Zollkodex der Union (UZK),
• 24 bis 35 der Durchführungsverordnung (IA),
• 26 bis 30 der Delegierten Verordnung (DA) und den
• Übergangsbestimmungen (TDA).

Wertvolle Hinweise und Informationen für das Monitoring entnehmen Sie bitte den Leitlinien Teil 5 – Verwaltung der Bewilligung und den Anhängen.

 

Ein beispielhafter Exkurs

Im aktuellen Fragebogen finden wir unter Punkt 3.2.5 folgende Frage:

„Beschreiben Sie, wie in den Bereichen Material- oder Warenwirtschaft und Logistik Nichtunionswaren bzw. Waren, die der zollamtlichen Überwachung unterliegen, von Unionswaren bzw. nicht überwachungspflichtigen Waren unterschieden und lokalisiert werden.“

Unter Bezugnahme auf diese Frage finden wir in den Leitlinien Anhang 2:

„2.3 Logistiksystem, das zwischen Unionsund Nichtunionswaren unterscheidet

• Indikator – Unions- und Nichtunionswaren gemischt.
• Beschreibung des Risikos – Kein Logistiksystem, das zwischen Unions- und Nichtunionswaren unterscheidet; Austausch von Nichtunionswaren.
• Mögliche Lösungen – Interne Kontrollverfahren; Dateneingabe – Integritätsprüfungen, um sicherzustellen, dass die Daten richtig eingegeben wurden.“

Näheres dazu finden wir in den Leitlinien – Abschnitt II:

„Ein zufriedenstellendes System zur Führung der Geschäftsbücher und gegebenenfalls der Beförderungsunterlagen, das angemessene Zollkontrollen ermöglicht 2.II.1-2 Allgemeines“ (S. 38-44).

Ich empfehle gleich noch einen Blick auf den in den Leitlinien vorangestellten Punkt 2.2 (Prüfpfad) und den sich anschließenden Punkt 2.4 (internes Kontrollsystem), die auf den Fragebogen Unterabschnitt 3.1 bzw. 3.3 Bezug nehmen. Aus den vorgenannten Beispielen wird klar, dass ein direkter Bezug zwischen den Unterabschnitten des Fragebogens zollrechtliche Bewilligungen und den Leitlinien besteht, wenngleich die Nummerierung nicht korrespondiert und daher etwas Sucharbeit erforderlich ist.

Hier wird auch ersichtlich, dass die Fragestellung wie auch der Indikator und die Risikobeschreibung auf teilweise hochkomplexe innerbetriebliche Abläufe zielen. Die angebotenen möglichen Lösungen verdeutlichen im Grunde nur die Fragestellungen. Die Antworten müssen daher unbedingt die betrieblichen Realitäten wiedergeben. Dies gilt allgemein für den Fragebogen, aber ganz besonders für das Monitoring, bei dem ja Änderungen dokumentiert und diese daher einer erneuten Risikobewertung unterzogen werden sollten (müssen?).

In diesem Zusammenhang halte ich es für unabdingbar, dass die Monitoringunterlagen vor Übermittlung an die Zollbehörden von einer zweiten, sach- und fachkundigen, Person kritisch überprüft und hinterfragt werden. Änderungen, die zur Nichterfüllung von K.-o.-Kriterien führen, können fatale Folgen haben, die bis zum Verlust der Bewilligung reichen.

„Der Inhaber der Entscheidung unterrichtet die Zollbehörden unverzüglich über alle nach dem Erlass der Entscheidung eintretenden Ereignisse, die Auswirkungen auf die Aufrechterhaltung der Entscheidung oder deren Inhalt haben könnten.“

So steht es im UZK (Art. 23 Abs. 2), und daraus ergibt sich eine selbstständige, unaufgeforderte Unterrichtungspflicht.

Unabhängig davon sind die Zollbehörden verpflichtet, zu überwachen, dass der Inhaber der AEO-Bewilligung die Voraussetzungen und Kriterien auch weiterhin erfüllt. Dazu erstellt das Fachsachgebiet des zuständigen Hauptzollamts einen individuellen Monitoringplan für jeden AEO.

Das Monitoring wird immer individuell und risikoorientiert durchgeführt und umfasst das aktive Monitoring und passive Monitoring.

 

Aktives Monitoring

Das aktive Monitoring erfolgt durch das Fachsachgebiet – z. B. durch

• die Erhebung von Informationen,
• die Aufforderung an den AEO, Unterlagen und Informationen vorzulegen,
• die Auswertung der Informationen und Unterlagen und
• die Erarbeitung und Fortschreibung eines Monitoringplans

 

Passives Monitoring

Das passive Monitoring erfolgt z. B. durch

• die Erlangung von Erkenntnissen aus der Abfertigung,
• das Gewinnen von Erkenntnissen des Prüfdiensts bzw. Maßnahmen der zollamtlichen Überwachung oder
• die Verpflichtung des AEO, Veränderungen selbstständig zu melden.

Abhängig vom Risiko und der Stellung in der Lieferkette können auch Informationen aus verschiedenen Sachgebieten der Zollbehörden Berücksichtigung finden. Beispielsweise aus den folgenden Arbeitsgebieten:

• Abrechnung vereinfachter Verfahren
• Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung (Zolllagerverfahren, aktive Veredelung)
• Nacherhebung oder
• Erstattung und Erlass

Des Weiteren aus:

• der Auswertung von Prüfungsberichten
• den Arbeitspapieren zur Untersuchung der betrieblichen Verhältnisse
• Vermerken zur Steueraufsicht/Überwachung
• der Vollstreckung, Strafsachen- und Bußgeldstelle sowie Kontrollen
• dem Abfertigungsdienst
• vom AEO selbst vorgelegten Unterlagen und Mitteilungen und
• sonstigen Quellen

Nach einem Monitoring kann es unterschiedlich weitergehen. Wenn es keine Mängel gibt oder es nur um geringe Nachbesserungen geht, wird die Bewilligung fortbestehen. Es kann aber auch zu einer Aussetzung, einem Widerruf oder einer Neubewertung (im Fall von Unregelmäßigkeiten) kommen. Konkret hieße das, eine evtl. Aussetzung der Bewilligung, bis zur Widerlegung der Feststellungen, bis zur Behebung der Mängel, bei fruchtlosem Ablauf der 30-Tage-Frist, auf Antrag des  Wirtschaftsbeteiligten oder der sofortiger Widerruf bei Gefahr im Verzug oder bei schwerem Verstoß gegen die Zollvorschriften.

Darüber hinaus ist es sehr empfehlenswert, alle Angaben aus dem Antrag zur AEO-Bewilligung sowie den Fragenkatalog zur Selbstbewertung repetierend (mindestens einmal jährlich) zu aktualisieren, die Veränderungen in einem Monitoring- Report zu aggregieren und den Zollbehörden zur Verfügung zu stellen. Sofern dies nicht erfolgt, werden die Zollbehörden aktiv und fragen ihrerseits beim AEO die relevanten Informationen ab.

Selbststverständlich haben die Zollbehörden neben den Anforderungen beim zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten, also dem aktiven und passiven Monitoring und der selbstständigen, unaufgeforderten Unterrichtungspflicht durch den Bewilligungsinhaber noch andere Informationsmöglichkeiten. Hier nur beispielhaft genannt:

• Recherchen in Datenbanken, wie DEBBI – dezentrale Beteiligten-Bewertung oder INZOLL – Informations- und Auskunftssystem des Zolls
• Internetrecherchen, wie die Homepage des AEO, www.handelsregister.de oder insolnet.de

 

Praxistipps zum Aufbau eines AEO-Managementsystems

Es bedarf keiner ausgeprägten Fach- oder Methodenkompetenz, um ein entsprechendes Monitoring zu organisieren. Sehr wichtig in diesem Zusammenhang erscheint mir die Festlegung der Person oder der Stelle, die im Betrieb das Monitoring übernehmen soll. Hier würde sich eine Querschnittsfunktion wie z. B. das Qualitätsmanagement (QM) oder die Zollabteilung anbieten, die ohnehin häufig mit vielen betrieblichen Abteilungen im Kontakt ist und daher mit dem Organismus „Betrieb“ gut vertraut und allgemein akzeptiert ist.

Einerseits ist das QM kompetent in den Fragestellungen, Managementsysteme und Auditierungen betreffend, und viele Punkte aus dem Fragenkatalog zur Selbstbewertung weisen direkten Bezug zu oder Redundanzen mit verschiedenen ISO-Normen (z. B. ISO 9001/ISO 27001/ISO 28001) auf. Andererseits haben die Mitarbeiter der Fachabteilung in den Zollfragen die Nase vorn und pflegen im Idealfall seit Langem einen guten Kontakt mit den Zollbehörden.

Selbstverständlich kommen auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen für diese Aufgabe infrage. Mir wären in diesem Zusammenhang Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Termintreue, Kommunikationsstärke oder planvolles Vorgehen wichtig. Hier ist die richtige Person am richtigen Platz gefordert.

Nachdem ein Mitarbeiter für diese verantwortungsvolle Tätigkeit gefunden und benannt sowie die Vertretungsfrage geklärt wurde, sollten die im Betrieb fachlich und personell Verantwortlichen mit dem AEO-Monitoring und den daraus folgenden Aufgaben vertraut gemacht werden. Dieser AEO-Manager sollte Verständnis, Akzeptanz und Unterstützung erfahren. Das AEO-Management muss als permanenter Auftrag begriffen und betrieben werden. Nur so sind die zahlreichen Anforderungen zu erfüllen und mit einem vertretbaren Aufwand zu bewältigen.

 

Was ist denn nun unverzüglich zu berichten und wann reicht das (empfohlene) jährliche Monitoring aus?

Leider sind die diesbezüglichen Informationen in Anhang 4 der Leitlinien weder umfassend noch eindeutig, dennoch unbedingt lesenswert. Der hier häufig angewandte Konjunktiv eröffnet dem zuständigen Beamten nämlich einen breiten Interpretationsspielraum. Empfehlenswert ist deshalb die direkte Anfrage beim Zoll, um Details über die Anforderungen zu erfahren. Dies schafft die Grundlage für eine konstruktive Zusammenarbeit und bietet die Möglichkeit, das Monitoring effizient und zielführend zu gestalten.

Änderungen, die unverzüglich dem Zoll zu melden sind, entnehmen Sie bitte der Checkliste im hinteren Heftteil dieser Ausgabe.

Darüber hinaus sollten zumindest 1x jährlich alle Punkte aus dem Fragebogen auf den Prüfstand gestellt und die Veränderungen – in Absprache mit dem zuständigen Beamten – in einem Monitoring-Report zusammengestellt werden. Es bietet sich an, den mit dem Antrag eingereichten Fragebogen mit dem aktuellen Fragebogen abzugleichen und ggf. neu hinzugekommene Punkte zu berücksichtigen.

AEO-C brauchen die Anforderungen hinsichtlich Sicherheitsstandards (Art. 39e UZK und Art. 28 UZK-DuR) nicht zu erfüllen, und für AEO-S entfallen die Anforderungen hinsichtlich der praktischen und beruflichen Befähigungen (Art. 30d UZK und Art. 27 UZK-DuR).

Sind die vorgenannten Punkte geklärt, erstellt man eine Checkliste analog zum Fragebogen und  markiert dort die variablen Angaben (z. B. Zollvorgänge oder Umsätze sowie deren Datenquelle). Ebenfalls notiert man alle Punkte, aus denen sich ein einmaliger oder wiederholter Handlungsbedarf ergibt (z. B. Schulungen oder Terrorlistenprüfungen).

Sinnvollerweise findet man an dieser Stelle auch Restrisiken aus dem Antragsverfahren oder Risiken aus dem laufenden Geschäftsbetrieb. Sofern durch die Veränderungen im Betrieb neue Risiken hinzugekommen sind, sollten diese einer eingehenden Überprüfung und Bewertung unterzogen, entsprechende Maßnahmen ergriffen und diese im Monitoring- Report detailliert beschrieben werden.

Vor Erstellung des ersten (oder nächsten) Monitoring-Reports würde ich Kontakt mit dem zuständigen Mitarbeiter des Bewilligungshauptzollamts Kontakt aufnehmen und auch die Form des Monitorings klären. Eine Möglichkeit wäre die Veränderungen (Änderungen/Zusätze/Streichungen) im Fragebogen entsprechend zu markieren und dann den überarbeiteten Fragebogen einzureichen.

Bitte vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, auch die Anlagen zum Fragebogen einer kritischen Überprüfung zu unterziehen und ggf. zu korrigieren oder auszutauschen.

Wie in vielen anderen Lebensbereichen kann auch hier die IT hilfreiche Dienste leisten. Ob ein professionelles AEO-Monitoring- Tool eingesetzt wird oder eine Excel-Tabelle ausreicht, ist sehr stark von den betrieblichen Gegebenheiten und den persönlichen Anforderungen abhängig und muss m. E. stets individuell entschieden werden. Eine kontinuierliche Pflege der Daten und Informationen ist grundsätzlich immer erforderlich.

Neben der Checkliste ist es hilfreich, einen Termin- und Schulungsplan aufzustellen und mit den Beteiligten abzustimmen. Besondere Bedeutung kommt hierbei natürlich der Schulung zum Thema „sichere Lieferkette“ zu.

Wenn Sie dann noch regelmäßig interne Audits durchführen und dabei die Schwerpunkte

• bei den erkannten Schwachstellen (z. B. bei Zutrittskontrollen),
• an neuralgischen Punkten (z. B. bei der Exportkontrolle) und
• bei bestehenden Risiken (z. B. beim Einsatz von Fremdfirmen)

setzen, dann sollten die nachfolgenden Zeilen für Sie nur noch informativen Charakter haben.

Ergeben sich aus den vom Wirtschaftsbeteiligten zur Verfügung gestellten Informationen und/oder den Erkenntnissen der zuständigen Zollstelle aus dem aktiven/passiven Monitoring Unregelmäßigkeiten, so kann dies zur Neubewertung der Bewilligung führen.

In der Regel ergibt sich daraus eine Prüfung durch den Zollprüfungsdienst, bei welcher der Beteiligte umfangreiche Mitwirkungspflichten hat. So müssen sämtliche Unterlagen und Informationen von allen mittelbar oder unmittelbar an Vorgängen im Rahmen des Warenverkehrs Beteiligten den Zollbehörden zugänglich gemacht und jede erforderliche Unterstützung geleistet werden.

Sofern aus dieser Neubewertung hervorgeht, dass die Kriterien für eine AEO-Bewilligung nicht mehr vorliegen, wird amtlicherseits ein Aussetzungsverfahren eingeleitet. Der AEO hat dann Gelegenheit, Abhilfe zu schaffen oder innerhalb von 30 Tagen Stellung zu nehmen. Sofern er dies unterlässt, wird die Bewilligung für 30 Tage ausgesetzt, damit die erforderlichen Abhilfemaßnahmen erfolgen können.

Werden innerhalb dieser Frist die Voraussetzungen wieder erfüllt, wird die Bewilligung wieder in Kraft gesetzt. Sollte dies auch nach einer erneuten 30-Tage-Frist nicht erfolgen, widerruft die Zollstelle die Bewilligung. In Ausnahmefällen ist bei der kombinierten Bewilligung AEO-C/S eine teilweise Aussetzung oder ein teilweiser Widerruf der Bewilligung, bezogen auf die Sicherheitsstandards, möglich. In diesem Fall kann auf Antrag eine AEO-C Bewilligung erteilt werden.

Der Widerruf wird am Tag der Bekanntgabe wirksam, und der Wirtschaftsbeteiligte kann erst nach einem Zeitraum von drei Jahren erneut einen AEO-Antrag stellen.